عارضه یابی، درک و شناخت کامل از وضعیت موجود سازمان و پیداکردن مشکلات آن، فرآیند بررسی کارکرد سازمان، دپارتمان، گروه و یا شغل، به منظور شناخت علت اصلی نارسایی های سازمانی است. این فرآیند شامل سه بخش می باشد :
1- جمع آوری اطلاعاتی در ارتباط با وضعیت فعلی
2-تحلیل این داده ها
3- نتیجه گیری برای تحول و توسعه بالقوه در آینده
عارضه یابی روشی است برای ایجاد یک فهم مشترک و همه جانبه در مورد یک سیستم تا بر اساس آن، امکان تصمیم گیری در خصوص لزوم ایجاد تغییرات در سیستم و همچنین موضعی که نیاز به انجام تغییرات دارد، روشن شود.
نقطه شروع تغییر و تحول سازی، درک و شناخت درست وضعیت موجود سازمان می باشد که این امر نیازمند مدلی مناسب برای شناخت است.
توجه صحیح و آگاهی به موقع از نشانه های وجود مشکل تحت عنوان عارضه های سازمان و حساسیت و التزام به ریشه یابی و فهم چرایی وجود عارضه ها تحت عنوان علل و مشکلات اساسی سازمان ،مرحله اصلی و مهم برای تحول و بهبود وضعیت سازمان و لازمه ی بقا آن است.
با انجام فرآیند عارضه یابی (آسیب شناسی) معضلات و تنگناهایی که ممکن است به عنوان سدی مانع حرکت در مسیر بهبود باشند، شناسایی می شوند.
مهم ترین کارکردهای انجام عارضه یابی:
شناسایی علل تأخیرات پروژه های سازمان
محاسبه شاخص های بهره وری و سودآوری
تعیین میزان بهره وری سازمان و کارکنان
تحلیل دقیق ساختار، فرآیند اهداف و استراتژی های سازمان و بهبود آنها
تعیین نقاط قوت و ضعف و اولویت بندی مشکلات
عارضه یابی منابع انسانی، ارگونومی و محیط کار
شناسایی و تحلیل محیط موجود برای بررسی عملکرد سازمان
تعیین راهکارهای علمی حل مشکلات
تعریف آموزش ها و پروژه های کاربردی و کاهش هزینه های آموزش های غیر مؤثر
جلوگیری از اتلاف منابع مالی سازمان در پروژه های غیر کاربردی
فرآیند عارضه یابی:
فاز یک : بیان مسئله
فرآیند عارضه یابی با مرحله بیان مسأله آغاز می گردد. در این مرحله نشانه هایی که مشخص می کند سازمان در مسیر دستیابی به اهداف خود با مسایلی روبروست ) مانند نشانه های عدم سلامت مالی، گردش بالای نیروی انسانی و باز خورهای منفی از مشتریان ( مورد بررسی قرارمی گیرد. برای یافتن علت، ریشه ای بروز مسأله، مسأله بیان شده باید مورد تجزیه و تحلیل قرار گیرد. به این منظور اقدام به گردآوری اطلاعات می شود تا تصویر اولیه ای از مسایل موجود سازمان بدست آید. این اطلاعات برای شناسایی و تعریف دقیق نشانه ها مورد استفاده قرار خواهد گرفت. منظور از نشانه ها، اتفاقات وپدیده هایی است که در سازمان بوقوع می پیوندد و قابل مشاهده و تا اندازه ای قابل اندازه گیری هستند.
فاز دوم : علت یابی
ممکن است ریشه های واقعی مسایل مشاهده شده به راحتی قابل اندازه گیری نبوده و نیاز به شناسایی از طریق دوم فرآیند داشته باشد. در این مرحله برای شناسایی علل احتمالی نشانه های مشاهده شده، تجزیه و تحلیل تفصیلی و دقیق و نیز ارزیابی روابط علت و معلولی بطور سیستمی مورد نیاز است. زیرا ممکن است یک علت بر علت دیگری تأثیر گذارد که آن علت خود موجب بروز نشانه هایی شده است. کلید شناسایی علل ریشه ای نیز، در مجموعه روابط پیچیده علت و معلولی میان نشانه ها و علل بروز مسأله نهفته است.
در جریان تحلیل ممکن است بعضی از علت ها و یا نشانه ها بارها و بارها مشاهده شوند که این موارد را به دلیل تکرار و تأثیر بالای آنها بر تعداد زیادی نشانه در واقع می توان علل ریشه ای بروز مسأله دانست. همچنین ممکن است آنچه در تحلیل سطحی اولیه بعنوان نشانه شناخته شده در بررسی بیشتر مشخص گردد که خود نقش علت ریشه ای را دارد. به همین دلیل تحلیل روابط علت و معلولی برای اطمینان از شناسایی دقیق و صحیح علت های ریشه ای ضرورت دارد.
فاز سوم: ارائه راهکارها
آخرین گام فرآیند، طراحی راهکارها و ارائه توصیه هایی برای رفع علل ریشه ای مسایل بروز یافته وانتخاب مؤثرترین راهکارها برای حل آنها است. انتخاب مؤثرین راهکارها با بررسی راههایی شروع می شود که می توان از طریق آنها علل ریشه ای را برطرف نمود. این مرحله شا مل شناسایی ودرک روش و میزان تأثیر علل ریشه ای در بروز مسائل سازمان و پیشنهاد راه هایی برای برخورد با هر یک از علت های ریشه ای است.
ممکن است در ارتباط با هر یک از علل ریشه ای بتوان راهکارهایی را توصیه نمود. همچنین بایدتوجه داشت که رابطه ای سیستمی میان این راهکارها وجود دارد. بنابراین توصیه نمی شود که تمامی راهکارهای شناسایی شده به اجرا درآید. آنچه اهمیت دارد انتخاب آن راهکارهایی است که بیشترین تأثیر را در حل مسأله تعریف شده داشته باشند.
برای انتخاب و اولویت بندی اجرای راهکارها و توصیه های مؤثر باید میزان تأثیر هر یک از راهکارها و نیز میزان کوشش و منابع لازم برای اجرای هر یک از آنها مورد ارزیابی قرار گیرد و باتوجه به نتایج این ارزیابی، مؤثرترین راهکارها انتخاب شود.
عارضه یابی، درک و شناخت کامل از وضعیت موجود سازمان و پیداکردن مشکلات آن، فرآیند بررسی کارکرد سازمان، دپارتمان، گروه و یا شغل، به منظور شناخت علت اصلی نارسایی های سازمانی است. این فرآیند شامل سه بخش می باشد :
1- جمع آوری اطلاعاتی در ارتباط با وضعیت فعلی
2-تحلیل این داده ها
3- نتیجه گیری برای تحول و توسعه بالقوه در آینده
عارضه یابی روشی است برای ایجاد یک فهم مشترک و همه جانبه در مورد یک سیستم تا بر اساس آن، امکان تصمیم گیری در خصوص لزوم ایجاد تغییرات در سیستم و همچنین موضعی که نیاز به انجام تغییرات دارد، روشن شود.
نقطه شروع تغییر و تحول سازی، درک و شناخت درست وضعیت موجود سازمان می باشد که این امر نیازمند مدلی مناسب برای شناخت است.
توجه صحیح و آگاهی به موقع از نشانه های وجود مشکل تحت عنوان عارضه های سازمان و حساسیت و التزام به ریشه یابی و فهم چرایی وجود عارضه ها تحت عنوان علل و مشکلات اساسی سازمان ،مرحله اصلی و مهم برای تحول و بهبود وضعیت سازمان و لازمه ی بقا آن است.
با انجام فرآیند عارضه یابی (آسیب شناسی) معضلات و تنگناهایی که ممکن است به عنوان سدی مانع حرکت در مسیر بهبود باشند، شناسایی می شوند.
مهم ترین کارکردهای انجام عارضه یابی:
شناسایی علل تأخیرات پروژه های سازمان
محاسبه شاخص های بهره وری و سودآوری
تعیین میزان بهره وری سازمان و کارکنان
تحلیل دقیق ساختار، فرآیند اهداف و استراتژی های سازمان و بهبود آنها
تعیین نقاط قوت و ضعف و اولویت بندی مشکلات
عارضه یابی منابع انسانی، ارگونومی و محیط کار
شناسایی و تحلیل محیط موجود برای بررسی عملکرد سازمان
تعیین راهکارهای علمی حل مشکلات
تعریف آموزش ها و پروژه های کاربردی و کاهش هزینه های آموزش های غیر مؤثر
جلوگیری از اتلاف منابع مالی سازمان در پروژه های غیر کاربردی
فرآیند عارضه یابی:
فاز یک : بیان مسئله
فرآیند عارضه یابی با مرحله بیان مسأله آغاز می گردد. در این مرحله نشانه هایی که مشخص می کند سازمان در مسیر دستیابی به اهداف خود با مسایلی روبروست ) مانند نشانه های عدم سلامت مالی، گردش بالای نیروی انسانی و باز خورهای منفی از مشتریان ( مورد بررسی قرارمی گیرد. برای یافتن علت، ریشه ای بروز مسأله، مسأله بیان شده باید مورد تجزیه و تحلیل قرار گیرد. به این منظور اقدام به گردآوری اطلاعات می شود تا تصویر اولیه ای از مسایل موجود سازمان بدست آید. این اطلاعات برای شناسایی و تعریف دقیق نشانه ها مورد استفاده قرار خواهد گرفت. منظور از نشانه ها، اتفاقات وپدیده هایی است که در سازمان بوقوع می پیوندد و قابل مشاهده و تا اندازه ای قابل اندازه گیری هستند.
فاز دوم : علت یابی
ممکن است ریشه های واقعی مسایل مشاهده شده به راحتی قابل اندازه گیری نبوده و نیاز به شناسایی از طریق دوم فرآیند داشته باشد. در این مرحله برای شناسایی علل احتمالی نشانه های مشاهده شده، تجزیه و تحلیل تفصیلی و دقیق و نیز ارزیابی روابط علت و معلولی بطور سیستمی مورد نیاز است. زیرا ممکن است یک علت بر علت دیگری تأثیر گذارد که آن علت خود موجب بروز نشانه هایی شده است. کلید شناسایی علل ریشه ای نیز، در مجموعه روابط پیچیده علت و معلولی میان نشانه ها و علل بروز مسأله نهفته است.
در جریان تحلیل ممکن است بعضی از علت ها و یا نشانه ها بارها و بارها مشاهده شوند که این موارد را به دلیل تکرار و تأثیر بالای آنها بر تعداد زیادی نشانه در واقع می توان علل ریشه ای بروز مسأله دانست. همچنین ممکن است آنچه در تحلیل سطحی اولیه بعنوان نشانه شناخته شده در بررسی بیشتر مشخص گردد که خود نقش علت ریشه ای را دارد. به همین دلیل تحلیل روابط علت و معلولی برای اطمینان از شناسایی دقیق و صحیح علت های ریشه ای ضرورت دارد.
فاز سوم: ارائه راهکارها
آخرین گام فرآیند، طراحی راهکارها و ارائه توصیه هایی برای رفع علل ریشه ای مسایل بروز یافته وانتخاب مؤثرترین راهکارها برای حل آنها است. انتخاب مؤثرین راهکارها با بررسی راههایی شروع می شود که می توان از طریق آنها علل ریشه ای را برطرف نمود. این مرحله شا مل شناسایی ودرک روش و میزان تأثیر علل ریشه ای در بروز مسائل سازمان و پیشنهاد راه هایی برای برخورد با هر یک از علت های ریشه ای است.
ممکن است در ارتباط با هر یک از علل ریشه ای بتوان راهکارهایی را توصیه نمود. همچنین بایدتوجه داشت که رابطه ای سیستمی میان این راهکارها وجود دارد. بنابراین توصیه نمی شود که تمامی راهکارهای شناسایی شده به اجرا درآید. آنچه اهمیت دارد انتخاب آن راهکارهایی است که بیشترین تأثیر را در حل مسأله تعریف شده داشته باشند.
برای انتخاب و اولویت بندی اجرای راهکارها و توصیه های مؤثر باید میزان تأثیر هر یک از راهکارها و نیز میزان کوشش و منابع لازم برای اجرای هر یک از آنها مورد ارزیابی قرار گیرد و باتوجه به نتایج این ارزیابی، مؤثرترین راهکارها انتخاب شود.
