مديريت دانش، فرآيندي است كه بواسطة آن سازمانها در زمينه يادگيري (دروني كردن دانش) كدگذاري دانش (بيروني كردن دانش) و توزيع و انتقال دانش، مهارتهايي را كسب ميكنند. استيو هالس (2001) معتقد است كه مشكل اصلي در زمينة مديريت دانش اين است كه سازمانها نمي دانند كه چگونه داده ها را به اطلاعات و اطلاعات را به دانش تبديل كنند لذا بسياري از سازمانها در حد مديريت داده و مديريت اطلاعات باقي مانده اند. هالس، مديريت دانش را فرايندي مي داند كه سازمانها بواسطة آن توانايي تبديل داده به اطلاعات و اطلاعات به دانش را پيدا كرده و همچنين قادر خواهند بود دانش كسب شده را به گونه اي موثر در تصميم هاي خود به كار گيرند.
به طور كلي هر گونه تغيير در يك سازمان، ناظر به سه ساحت مرتبط با يكديگر است. اين سه ساحت شامل انسان، سازمان، و فناوري مي‌گردد.
- انسان: اولین عنصر کلیدی نظام مدیریت دانش، انسان است. انسان از آن جهت كه موجودي خردمند است و تولیدکننده، بهره‌بردار و کاربر دانش مي‌باشد، مهم‌ترين نقش را در مديريت دانش دارد، لذا بخشی از پروژههای مدیریت دانش به توسعه کارکنان اختصاص مییابد.
- سازمان: دومین عنصر از نظام مدیریت دانش، سازمان است. چراكه اهداف، ساختار، رويه‌ها، روش‌ها، و فرايند‌هايي كه يك سازمان از طريق آنها فعاليت‌هاي خود را به انجام مي‌رساند، بر تمامي اجزا و فرايندهاي مديريت دانش تأثيرگذار است.
- فناوری: عنصر سوم در نظام مدیریت دانش، فناوری است که زمينه و بستر تعامل دو عنصر انسان و سازمان را فراهم مي‌آورد. به ویژه استقرار سامانه نرمافزاری مدیریت دانش مستلزم برخورداری از برخی توانمندیهای فناورانه سازمان است.
50% از موفيقت يا شكست مديريت دانش در يك سازمان وابسته به نقش انسان در سازمان است و 25% آن به نقش ساختار و فرايندهاي سازماني و 25% ديگر آن به فناوري‌هايي بستگي دارد كه در نظام مديريت دانش نقش ايفا ميكنند.
- فرآیند خلق دانش
- اجتماعي‌سازي: در اين الگو افراد مستقيماً دانش ضمني خود را با ديگران به اشتراک مي‌گذارند؛ يعني از دانش ضمني به دانش ضمني.
- بروني‌سازي: در اين الگو افراد با رمزگذاري تجربه و بينش شخصي، دانش ضمني خود را به شکلي که براي ديگران نيز قابل استفاده باشد، به دانش صريح تبديل ميكنند؛ يعني خلق دانش صريح از دانش ضمني.
- ترکيب: در اين الگو افراد با ترکيب بخش‌هاي مختلف دانش صريح موجود در سازمان، آن را به شکلي تازه و صريح ارايه ميكنند؛ يعني خلق دانش صريح از دانش صريح.
- دروني‌سازي: در اين الگو افراد دانش صريح را در سازمان نهادينه کرده و به اشتراک مي‌گذارند و سپس از آن براي وسعت بخشيدن به دانش ضمني خود يا تجديد نظر در آن استفاده مي‌کنند؛ يعني خلق دانش ضمني از دانش صريح.
مديريت دانش، مجموعه‌اي از فرايندهاست كه شامل شناسايي، كسب، توسعه، انتشار، نگهداري، و به‌كارگيري دانش مناسب در زمان مناسب، توسط فرد مناسب در جهت اهداف سازمان است. يك سازمان پس از اجراي مديريت دانش بايد بخوبي بتواند دانش مورد نياز خود را شناسايي كند؛ در صورت لزوم، آن را خلق كند، يا اينكه از منابع دانش خارج از سازمان كسب نمايد. دانش خلق شده ياكسب شده، بايد با نيازهاي سازمان تطبيق داده شده و به تعبيري، آماده شده و به صورت مناسب، ذخيره شود تا در زمان، مكان و شرايط مورد نياز، مورد استفاده قرار گيرد. در اين بين، دانش نبايد به صورت يك آب راكد، در جايي محبوس شود. دانش بايد مانند يك چشمه جوشان در سازمان جريان داشته باشد و همة كساني را كه تشنه آن هستند، سيراب كند. همان‌گونه كه آب راكد، ارزش چنداني ندارد و بعد از مدتي مي‌گندد، دانشِي هم كه به اشتراك گذاشته نشود، ارزش چنداني ندارد و سرمنشأ خير و بهرهوری زيادي نخواهد بود.
- شناسايي دانش: شناسايي دانش، تلاشي ساخت‌يافته براي تعيين خلاءها و نيازهاي دانشي سازمان است.
- كسب يا تحصيل دانش: به فعاليت‌هايي اطلاق مي‌شود كه موجب از بين رفتن شكاف تشخيص داده شده در مرحلة قبل مي‌گردد.
- توسعه و خلق دانش(صريح و ضمني): اين مرحله از فرايند مديريت دانش، بر روي ايجاد مهارت‌هاي جديد، محصولات جديد، نظرات بهتر و فرايندهاي موثرتر تمركز دارد.به عنوان مثال، روش جديدي از پاسخ‌گويي به نيازهاي مشتريان، مي‌تواند دانشي باشد كه در بخش بازاريابي و فروش سازمان خلق شده باشد.
- انتشار دانش: مهياسازي شرايط، سياست‌ها، سازوكارها و فناوري‌هاي مناسب براي توزيع و به اشتراك‌گذاري دانش در سازمان، حلقة ديگري از مديريت دانش است كه بر تركيب جنبه‌هاي فرهنگ و فناوري سازمان تاكيد دارد. دانش بايد در سازمان براحتي تبادل شود.
- بهکارگيري دانش: بيشترين توجه مديريت دانش به اين نكته است كه دانش موجود در سازمانها به كار رود، تا به سوددهي سازمان منجر شود.
- نگهداري و سازماندهي دانش: دانش سازماني مهم‌ترين مزيت رقابتي سازمان است. بنابر اين بايد به روز، حفاظت و نگهداري شود. اين كه چه دانشي در كجا و تا كي باقي بماند و اين نگهداري چگونه باشد كه قابليت بازيابي حداكثري فراهم شود، فرآيندهاي نگهداري و ساماندهي دانش را شامل مي‌گردد.
سازماني كه بتواند بخوبي فرآيندهاي شناسايي، كسب، توسعه، انتشار، نگهداري، و به‌كارگيري دانش را مديريت مي‌كند، سازماني دانشي يا دانش‌محور است. در چنين سازماني، ارزش كاركنان به قدرت بدني يا حتي نظم و انظباط كاري آنها نيست؛ بلكه به توانايي آنها در انجام فعاليت‌هاي دانشي است، و به چنين كاركناني، عنوان كلي دانش‌ور يا دانش‌كار، اطلاق مي‌شود. در سازمان دانش‌محور، دانش، مهم‌ترين دارايي سازمان است، يادگيري، مهم‌ترين مهارت انسان‌هاست و بالاخرة انعطاف و تغيير، شرط لازم ماندگاري و موفقيت است.
چرا مدیریت دانشهای سازمانی اهمیت دارد؟
موفقیت در آینده از آن سازمان‌هایی است که بتوانند دانش را در سازمان خود نهادینه کرده و آن را مدیریت نمایند. مدیریت دانش مدیریت سیستماتیک دارایی دانش در سازمان است، که هدف آن ایجاد ارزش و تطابق نیازهای تاکتیکی و استراتژیک است. این شامل ابتکارات، فرآیندها، استراتژی‌ها و سیستم‌هایی است که ذخیره و ارزیابی، به اشتراکگذاری، پالایش و ایجاد آن را حفظ و ارتقاء می‌دهد. برای مثال یک شرکت ممکن است یک پایگاه اطلاعاتی از بازخورد مشتریان و کارکنان داشته باشد و این بازخورد را با بخش طراحی و تحقیق و توسعه‌ی آنها به اشتراک بگذارد. مدیریت دانش به دلایل زیر اهمیت زیادی دارد:
۱. وقتی پرسنل جابجا می شوند با جابجا شدن و یا خارج از سازمان شدن، به همراه خود بخشی از اطلاعات را خارج مینمایند، که این اطلاعات، دانشها و تجارب از سرمایههای فکری سازمان به شمار میروند که هزینه زیادی برای آن شده است و لازم است محفوظ بماند.
- پرسنل در هنگام کار بسیاری از جزئیات را فرا میگیرند و عموماً هیچوقت جزئیات را به دلائل مختلف از جمله بیاهمیت بودن جزئیات، به فرد یا سازمان منتقل نمیکنند و لذا با مدیریت دانش سازمان جزئیات مهم و مکاشفات حین کار که به عنوان دانش شناسایی میشوند باید ثبت شوند.
- بسیاری از پرسنل سازمان در هنگام یادگیری اصول مهم کار خود با مشکل روبرو شده و یا در فراگیری اصول نقص دارند لذا در صورتیکه اصول مهم کار از طریق مدیریت دانش ثبت شده باشد، در هنگام نیاز و برای رفع نقص یادگیری، این دانش در اختیار دیگران قرار می گیرد.
- مدیریت دانش افراد و سازمانها را تشویق میکند که تجربیات خود را با همگروههای خود به اشتراک بگذارند، تجربیات موفق منجر به تشویق به ادامه کار موفق و تجربیات ناموفق منجر به تشویق به مواظبت درعدمم تکرار همان فعالیت میگردد.
- مدیریت دانش سازمانی، افراد تشویق مینماید تا از مشورت با دیگران کسب دانش نمایند این مشورت با خبرگان شامل مشورت با متخصصان سازمان، مشورت با مشتریان، مشورت با تامینکنندگان است و میتواند ریسک تصمیمات انحصاری سازمانی را بسیار کاهش دهد.
- مدیریت دانش افراد سازمانها را تشویق مینماید تا از مقایسه با بهترینهای صنعت و خدمات استفاده نمایند در سازمان خود یا سایر سازمانها استفاده نمایند و از این طریق هزینههای سازمان خود در به دست آوردن تجربههای موفق را کاهش دهند.
